Este documento recoge el Procedimiento para la Gestión y Tramitación de las Informaciones recibidas en el Canal Interno de Información (en adelante “Canal Ético”) de Briséis S.A. (en adelante, “Briséis” o la “Entidad”), el cual constituye el cauce preferente para la comunicación de las conductas previstas en el apartado 2 de la Política del Sistema Interno de Información (SII) de Briséis.
a) La Instructora del Canal Ético, órgano unipersonal designado por el Consejo de Administración, es la Responsable del SII, salvo que delegue toda o parte de las fases de instrucción, siendo la persona encargada de gestionar el adecuado funcionamiento del citado Canal en la fase de instrucción
Desarrollará su labor bajo las premisas de independencia, neutralidad e imparcialidad, con honestidad y objetividad hacia todas las personas involucradas. Velará porque todo el procedimiento se desarrolle conforme a las normas y principios recogidos en este Procedimiento.
En caso de que concurra en ella alguna situación de conflicto de interés u otro impedimento, la Responsable del SII lo comunicará al Órgano de Administración, el cual designará obligatoriamente a otro/a instructor/a.
b) Tendrá como principales competencias:
a) Las comunicaciones al Canal Ético de Briséis podrán realizarse por cualquiera de las siguientes vías:
A solicitud del informante realizada por alguna de las vías identificadas, la comunicación también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
b) Las comunicaciones verbales, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su Entidad la transcripción de la conversación.
c) Las comunicaciones podrán realizarse de forma anónima mediante el envío de una comunicación postal conforme a lo indicado en el apartado a) (ii) anterior, sin identificación del remitente.
d) Al presentar la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo por la Responsable del SII de Briséis como consecuencia de la información.
e) Las comunicaciones escritas o por email, en los casos previstos por el Protocolo para prevenir el acoso sexual y por razón de sexo en el trabajo del Plan de Igualdad de Briséis serán igualmente remitidas a la Responsable del SII, a los efectos del cumplimiento por éste de sus cometidos. Su tramitación posterior se producirá conforme a lo previsto en dicho protocolo.
f) Cualquier comunicación susceptible de integrarse en el Canal Ético que se reciba por otro/a responsable de Briséis, será integrada en el citado Canal, cuando llegue a conocimiento de la Responsable del SII, garantizando su confidencialidad.
La tramitación de las comunicaciones recibidas debe realizarse respetando las siguientes fases:
4.1 RECEPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Las comunicaciones del Canal Ético podrán recibirse a través de los distintos medios de acceso al Canal reflejados en el apartado 3 del presente procedimiento. En todos los supuestos la información se registrará, con el objetivo de asegurar los principios y garantías del procedimiento, así como la seguridad de la información conforme a los valores y normativa interna y externa.
Una vez recibida la comunicación, la Responsable del SII actuará en función de su contenido:
4.2 RECEPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Todas las comunicaciones se registrarán con un número de referencia único a efectos de que sea fácilmente localizable.
4.3 ACUSE DE RECIBO
Si la persona informante se ha identificado, recibirá en el plazo de siete días un acuse de recibo que le notificará la adecuada recepción de su comunicación. Si la persona informante es anónima, al no disponer de sus datos de identificación, no será posible enviarle el acuse de recibo.
4.4 ANÁLISIS PRELIMINAR: ADMISIÓN, TRÁMITE O INADMISIÓN
Toda comunicación que se refiera a un posible incumplimiento debe ser objeto de un análisis preliminar por parte de la Responsable del SII para decidir sobre su posible admisión o inadmisión.
En caso de admisión a trámite la Responsable del SII podrá designar a una persona instructora para la gestión de la investigación.
Si del análisis preliminar resulta que la comunicación se refiere a cuestiones que no son competencia del Canal Ético, como reclamaciones comerciales o de otro tipo, se remitirán al Departamento correspondiente dando cuenta al/la informante.
En el caso de que la comunicación hubiera sido admitida, aun cuando no entrase dentro del ámbito de aplicación de la Ley de protección del informante, no le resultarán de aplicación las medidas de protección y demás cuestiones previstas en dicha Ley.
Si se trata de una comunicación que afecte a una actuación de Socios de Negocio, se procederá a su comprobación en colaboración con el área que mantenga la interlocución con dicho Socio y, en su caso, se remitirá por la Responsable del SII al órgano que desempeñe análogas tareas en esa entidad.
En el caso de que las comunicaciones pongan de manifiesto un inadecuado funcionamiento de algún Departamento o Área de la Entidad o un incumplimiento de los compromisos con los clientes, se utilizarán los canales establecidos para tratar este tipo de quejas o reclamaciones, informando de su traslado a la persona informante.
También se decidirá si procede acumular la instrucción a otros procedimientos análogos ya en curso.
A fin de garantizar el rigor de la investigación y la confidencialidad en el tratamiento de las Comunicaciones y Consultas, éstas deberán contener, en la medida en que resulte procedente, para la adecuada gestión de las mismas, las siguientes menciones:
4.5 DECISIÓN SOBRE TRASLADO O DELEGACIÓN
La Responsable del SII podrá delegar toda o parte de las fases de la instrucción o solicitar el apoyo de especialistas de las áreas para que colaboren en la instrucción de las comunicaciones.
Estas personas deberán guardar confidencialidad y secreto profesional en su intervención y respetar en todo caso los principios de este procedimiento.
Si en cualquier momento de la tramitación se tuviese conocimiento de la existencia de actuaciones en el ámbito judicial o administrativo por los mismos hechos, la Responsable del SII podrá acordar la suspensión de la actuación del Canal Ético y reanudarla si hubiera aspectos relevantes no decididos en aquellas.
4.6 INSTRUCCIÓN. PRÁCTICAS DE PRUEBA
La Responsable del SII habrá de poner de manifiesto a la persona afectada del contenido de la comunicación que le afecte, dando la oportunidad de exponer y acreditar su posición respecto de su contenido. No obstante, dicha información tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
La instrucción se desarrollará por la Responsable del SII o la persona o personas por él designadas para ello, en función del tipo de comunicación y de las comprobaciones que resulten precisas. En el transcurso de la instrucción se podrán realizar las siguientes actuaciones:
De todas las sesiones de la instrucción y las entrevistas realizadas en el transcurso de ésta, la Responsable del SII o, en su caso, el/la instructora, dejará constancia escrita.
4.7 PROPUESTA DE RESOLUCIÓN
Concluida la fase de instrucción la Responsable del SII elaborará un informe con su propuesta de resolución.
En el caso de haber designado un instructor/a, éste entregará a la Responsable del SII un informe firmado con su propuesta de resolución
El informe contendrá como mínimo, los siguientes extremos:
4.8 RESOLUCIÓN Y PROPUESTA DE ACTUACIÓN
El procedimiento deberá finalizar en el plazo más breve posible, no superando los tres meses, salvo que la naturaleza de la materia investigada así lo requiriese en cuyo caso el plazo se ampliará por un periodo adicional de tres meses más.
Si la resolución concluye que un miembro de la Entidad ha incurrido en algún incumplimiento o vulneración de normativa interna o externa, se dará traslado a la Responsable del Área de Recursos Humanos para la aplicación de las medidas disciplinarias que correspondan y, en caso de que así se considere por la relevancia del asunto, a la Responsable del Área de Asuntos Jurídicos.
Si la implicación es de un Socio de Negocio proveedor de mercancías, servicios y/o suministros, la Responsable del SII dará traslado al departamento o área que haya realizado la contratación o que sea responsable del cumplimiento de sus compromisos para la adopción de las medidas oportunas.
Con independencia de las medidas anteriores, si las actuaciones comprobadas tuvieran relación con una actuación administrativa o judicial de la que se tenga conocimiento, sea parte o no la Entidad, se informará de inmediato a la Dirección de Asuntos Jurídicos.
Cuando del contenido de la comunicación o de la instrucción de la misma se ponga de manifiesto la posible existencia de responsabilidades penales relevantes que puedan afectar a la Entidad, la Responsable del SII habrá de informar de inmediato al Consejo de Administración y al/ a la Responsable de Asuntos Jurídicos. El Consejo de Administración de BRISEIS es competente para adoptar las decisiones pertinentes respecto de la comunicación, una vez haya recibido informe adecuado de su contenido. La Responsable del Sistema procederá a comunicar la Información recibida al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito dejando a salvo, cuando proceda, la protección de los derechos constitucionales que corresponden a la persona jurídica. En el caso de que se compruebe que una comunicación ha sido interpuesta de mala fe fundamentándose en datos falsos o tergiversados por un/a empleado/a, tal extremo se pondrá de manifiesto al/ a la Responsable de Recursos Humanos para que adopte, en su caso, las medidas disciplinarias que estime convenientes.
4.9 COMUNICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN A LOS AFECTADOS
La Responsable del SII comunicará por escrito las conclusiones de la resolución a la persona informante y a la persona afectada, indicando si se ha producido o no un incumplimiento de la normativa aplicable a la Entidad y, en especial, de su Código Ético.
4.10 CIERRE DEL EXPEDIENTE Y ELABORACIÓN DE INFORMES DE REPORTE.
En todo caso, de las comunicaciones recibidas, de su calificación y resolución se creará un registro sin datos personales, para acometer los estudios e informes correspondientes, y promover la corrección de las situaciones en que proceda.
De las comunicaciones recibidas, su gestión y, en su caso, resolución, la Responsable del SII dará cuenta en su Informe anual para el Consejo de Administración.
4.11 SEGUIMIENTO DE MEDIDAS Y AUSENCIA DE REPRESALIAS.
La Responsable del SII realizará un seguimiento de la aplicación de las medidas adoptadas por la Dirección de Recursos Humanos derivadas de las instrucciones realizadas y de la ausencia de represalias con respecto a las personas involucradas en ellas.
5.1. INFORMACIÓN EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS
a) De conformidad con lo previsto en la normativa sobre protección de datos de carácter personal, se informa a todos los interesados/as de que los datos que se recaben en el SII serán tratados por Briséis S.A., actuando como responsable del tratamiento.
b) La finalidad del tratamiento de los datos es la que ha sido expuesta en el apartado 1 de este
c) Las personas usuarias del SII podrán en cualquier momento, de acuerdo con la legislación aplicable en cada caso, ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento respecto de sus datos personales mediante comunicación escrita dirigida al domicilio social de Briséis, indicando el derecho concreto que desean ejercitar o a través de la dirección dpo@ferrersalinasconsultores.com
d) En particular, los datos que trataremos podrán incluir las siguientes categorías: datos de carácter identificativo, datos referentes a sus características personales y circunstancias sociales, datos de contacto, datos académicos y profesionales, datos económicos, financieros y de seguros y/o datos especialmente protegidos. Los datos personales tratados pueden haber sido aportados tanto por el/a propio/a interesado/a como por
Para ampliar información sobre protección de datos se puede consultar la Política de Privacidad.
5.2. OBLIGACIONES DE LA RESPONSABLE DEL SII EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS
Entre otras obligaciones, el Responsable del SII se asegurará de que se respete:
5.3 LIMITACIONES DE ACCESO A LOS DATOS PERSONALES DEL SII
Sólo podrán acceder a los datos personales que figuren en el SII, la Responsable del Sistema y quien lo gestione directamente, los terceros prestadores de servicios que tengan la consideración de encargados del tratamiento y el Delegado de Protección de Datos.
Asimismo, podrá acceder a los datos personales que figuren en el SII:
Puesto que el cumplimiento de las normas y estándares éticos compromete a toda la Entidad y constituye un objetivo estratégico para la misma, se espera que todo el personal conozca y respete el contenido de este Procedimiento.
BRISEIS reaccionará de forma inmediata ante eventuales incumplimientos de lo establecido en este Procedimiento, conforme a lo previsto en su normativa interna y dentro de los parámetros establecidos en la legislación vigente.
La Responsable del SII será la encargada de controlar y realizar el correspondiente seguimiento de forma continua de lo dispuesto en este Procedimiento.
Igualmente se ocupará de impulsar acciones para su adecuada difusión y conocimiento.
Asimismo revisará la adecuación y la eficacia de las medidas aplicadas en el Sistema Interno de Información para supervisar el cumplimiento de las normativas aplicables a las distintas actividades de la Entidad, emitiendo el informe correspondiente que se elevará al Consejo de Administración.
El presente Procedimiento entrará en vigor en la fecha de su aprobación por el Consejo de Administración de BRISEIS S.A.
Este Procedimiento de gestión del Canal Ético habrá de mantenerse actualizado en el tiempo. Para ello, debe revisarse de forma ordinaria con periodicidad anual, y de forma extraordinaria, y en todo caso, a la mayor brevedad, cuando se produzcan variaciones en los objetivos estratégicos o un cambio normativo externo o interno que implique su actualización o modificación.
Corresponde a la Responsable del SII valorar cualquier propuesta de modificación.
Los cambios deberán someterse a la aprobación del Consejo de Administración.
